Udbudspolitik

De tre forsyningsgrene Varme, Vand og Spildevand er omfattet af forskellige love og regler, som regulerer vilkår for udbud af opgaverne:

• Forsyningsdirektivet med tilhørende bekendtgørelse (samlet kaldet forsyningsvirksomhedsdirektivet)
• Udbudsloven, der implementerer EU-udbudsdirektivet og indeholder en række danske særregler, som ikke er i udbudsdirektivet
• Vandsektorloven
• Den danske tilbudslov

Kontrakter og aftaler udarbejdet i henhold til ovenstående er selvfølgelig underlagt EU-traktatens bestemmelser om fri udveksling af tjenesteydelser og EU-rettens generelle principper om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed og gensidig anerkendelse.

Både Forsyningsvirksomhedsdirektivet og Udbudsloven undtager visse tjenesteydelser fra udbud.

Varmeforsyningen skal udbyde efter reglerne i Forsyningsvirksomhedsdirektivet, hvorimod vandselskaberne, Vand og Spildevand, er omfattet af Vandsektorlovens bestemmelser. Vandselskabet skal udbyde deres opgaver efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet, og spildevandsselskabet skal udbyde efter Udbudsloven. Dette gælder opgaver over de tærskelværdier, som angivet nedenfor og som i øvrigt er omfattet af de nævnte regler. Som udgangspunkt er Forsyningsvirksomhedsdirektivet mest fleksibelt i forhold til varekøb og tjenesteydelser.
Vedrører kontrakten en bygge- og anlægsopgave under EU-tærskelværdierne, er den omfattet af Tilbudsloven.

Overordnet er EU's tærskelværdier gældende for, hvornår de enkelte ydelser skal i EU-udbud for de enkelte forsyningsgrene, som vist nedenfor, dog skal følgende først vurderes:

Hvis der skal foretages indkøb af varer eller tjenesteydelser, som skal anvendes i flere af selskaberne, skal det først vurderes, hvor den største del af indkøbet skal bruges. Skal det indkøbte overvejende bruges i Vand eller Varme, så anvendes forsyningsvirksomhedsdirektivet. Skal størstedelen benyttes i spildevand, anvendes udbudsloven.

• Bygge- & anlægsopgaver:

         Varme 41.212.688 kr.   Vand 41.212.688 kr.   Spildevand 41.212.688 kr.

• Vare og tjenesteydelser: 

         Varme  3.296.717 kr.    Vand  3.296.717 kr.    Spildevand  1.644.638 kr.

• Specifikke tjenesteydelser:

          Varme  7.441.800 kr.     Vand  7.441.800 kr.    Spildevand  5.581.350 kr.         

Tærskelværdierne justeres for 2 år ad gangen, næste gang med virkning for 2026-2027.

Tilbudsloven

Den danske tilbudslov regulerer indkøb af bygge- og anlægsopgaver, hvor kontraktværdien er under EU´s tærskelværdi. Ved Bygge & Anlægsarbejder hvis værdi overstiger 300.000 kr. skal der minimum indhentes to underhåndsbud. Bygge & Anlægsarbejder hvis værdi overstiger 3.000.000 kr. skal i licitation, enten ved en begrænset eller offentlig licitation.

Indkøb af varer og tjenesteydelser med en værdi under tærskelværdierne

For spildevandsselskabet gør det sig gældende, at indkøbets grænseoverskridende interesse skal vurderes i henhold til udbudslovens afsnit 4. Har indkøbet klar grænseoverskridende interesse, da gennemføres der en annoncering af indkøbet. Annonceringen minder om et udbud, dog uden at være så formelt som et EU-udbud.

Har indkøbet ikke en klar grænseoverskridende interesse, og omhandler indkøbet tjenesteydelser, hvis værdi overstiger 500.000 kr., skal indkøbet dokumenterbart være gennemført på markedsmæssige vilkår. For sådanne indkøb nævner udbudslovens afsnit 5, at dokumentationsforpligtelsen eksempelvis kan løftes, hvis der er indhentet mere end ét tilbud.

Vandselskabet og varmeselskabets indkøb af varer og tjenesteydelser vurderes på samme måde som angivet oven for, dog uden der gælder en særlig dansk regulering af disse indkøb.

Udbudsformer

Brønderslev Forsyning benytter sig typisk af en af nedenstående udbudsformer:

• Et offentligt udbud, der er kendetegnet ved, at alle interesserede aktører kan afgive tilbud.
• Et begrænset udbud, der giver mulighed for at opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven
• Underhåndsbud, hvor 2 til 3 aktører byder på opgaven under mere fleksible betingelser.
• Udbud efter forhandling, der giver udbyder/Brønderslev Forsyning ret til at forhandle med leverandørerne.

Det er typisk en afvejning af hvordan man på længere sigt sikrer det bedste produkt til den rette pris, som er afgørende for hvilken udbudsform, der vælges for de enkelte projekter.

Indhentning af tilbud på arbejder udført for Brønderslev Vand, Varme eller Spildevand foregår som udgangspunkt som angivet i det følgende. Særligt for mindre arbejder eller hvor særlige forhold gør sig gældende, kan udgangspunktet afviges.

Udgangspunktet for alle aftaler er:

1. at aftalen er indgået på markedsvilkår, hvor vi forud for aftalens indgåelse har undersøgt markedet
2. at vi opnår den bedste kombination af pris og kvalitet
3.  at vi på det lange sigt tilgodeser Forsyningens og forbrugernes interesser

Vi lægger vægt på det lange perspektiv baseret på solid erfaring med, at vi herved opnår de bedste løsninger, de mest smidige samarbejdsprocesser, det laveste interne timeforbrug og derved i sidste ende også de billigste resultater set med forbrugerens øjne. Det følger heraf, at vi i udbudsprocessen/indkøbet i mange tilfælde har fordel af at etablere flerårige rammeaftaler/stabile samarbejdsrelationer særligt med rådgivere, entreprenører og visse serviceudbydere, inden for lovens rammer. Det betyder omvendt også, at vi på kritiske områder helst undgår slagtilbud fra leverandører, vi ikke kender, da det som regel ender med at blive meget tidskrævende internt (de skal ”oplæres” i, hvad vi ønsker og hvordan) og også dyrere i den sidste ende (ekstra-regninger). Ligeledes bliver knaster i samarbejdet eller egentlige konflikter langt sværere at løse fornuftigt, når udgangspunktet er en aftale, hvor begge parter godt ved, at leverandøren har givet dumping-pris.

For imidlertid ikke at gro fast i stivnede relationer, bliver der fra tid til anden ”rørt i gryden”, således at også andre relevante og interesserede leverandører gives mulighed for at komme på banen.

Ved indkøb af mere almindelige / standardiserede varer og ad hoc indkøb sørger vi så vidt muligt for at sprede leverancerne blandt flere leverandører, og meget gerne lokale virksomheder, såfremt prisen er konkurrencedygtig (dvs. på markedsvilkår).

Bygge og anlægsarbejder:

• Arbejder op til 300.000 kr. vurderes og bestilles på baggrund af prisindhentning fra flere udbydere. Bestiller vurderer hvordan og af hvem opgaven bedst løses. Arbejdet kan også udføres af aktører, hvor prisen er vurderet i forhold til markedsprisen. Vurderes det nødvendigt, indhentes mindst to tilbud som underhåndsbud.
•  Arbejder over 300.000 kr. Arbejderne udbydes efter tilbudslovens regler. Alt efter arbejdets omfang kan det udbydes ved underhåndsbud eller licitation ved begrænset udbud. Tilbudsgiveren udvælges imellem firmaer som erfaringsmæssigt har den nødvendige kapacitet og ekspertise til at løfte opgaven. Ved større opgaver (arbejder over 1.000.000 kr.) udbydes altid som licitation ved begrænset udbud.
• Arbejder over tærskelværdierne for EU-udbud udbydes efter reglerne herfor.
• Særligt for mindre bygningsmæssige arbejder eller mindre anlægsarbejder vurderes, om arbejdet med fordel kan udføres af en lokal entreprenør. Såfremt dette er tilfældet, bør det lokale firma som minimum have mulighed for at byde på arbejdet. Mange akutte opgravninger i forbindelse med brud og lignende mindre opgaver udføres af et privat firma eller evt. Brønderslev Kommune i henhold til indgået rammeaftale.
• Brønderslev Forsyning orienterer om planlagte anlægs- og investeringsprojekter på hjemmesiden.

Rådgivningsydelser og andre tjenesteydelser:

• Arbejder op til 500.000 kr. vurderes og bestilles på baggrund af prisindhentning fra flere udbydere eller ved egentligt udbud. Arbejdet kan også udføres af aktører, hvor prisen er vurderet i forhold til markedsprisen. Ved underhåndsbud indhentes mindst to, men gerne flere tilbud. Bestiller vurderer hvordan og af hvem opgaven bedst løses.
• Arbejder over 500.000 kr. Arbejderne annonceres, hvis der er pligt til det. Ellers efterleves reglerne i udbudsloven for så vidt angår et indkøb på markedsmæssige vilkår. Alt efter arbejdets omfang kan det udbydes ved procedurer, der minder om underhåndsbud eller licitation ved begrænset udbud. Tilbudsgiveren udvælges imellem firmaer som erfaringsmæssigt har den nødvendige ekspertise til at løfte opgaven.
• Arbejder over tærskelværdier for EU-udbud udbydes efter reglerne herfor. 

Varekøb:

• Reglerne i udbudsloven og direktiverne skal altid følges.
• Særligt omkring varekøb er det svært at formulere en generel politik, da der alt efter opgaver og behovet kan være særlige forhold som gør sig gældende. Der skal dog altid være foretaget en reel vurdering af om prisen for varekøbet er markedsprisen, og om selskabet kan have en fordel ved at indhente flere tilbud eller indgå i særlige forhandlinger. Omfanget af udbydere vurderes løbende.

Generelt for vandselskaberne skal det bemærkes, at der efter vandsektorloven gælder at man bl.a. skal sand-synliggøre, at en aftale er indgået på markedsvilkår.

En aftale er eksempelvis indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har under-søgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i udbudsloven eller EU’s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår.

Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår med samme betingelser som ovenfor i form af priser, vilkår som betalings‐ og leveringsbetingelser. Der skal ved indgåelse af ikke udbudspligtige aftaler derfor ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og dermed ikke bliver ugunstige for selskabet.

I en række tilfælde vil vandselskaber indgå aftaler med koncernforbundne selskaber eller med deres kommunale ejer om levering af forskellige ydelser – det kan dreje sig om køb eller salg af serviceydelser som f.eks. administration og vedligeholdelse eller konkrete vareleverancer eller entreprenørydelser.

Vandselskaberne skal dokumentere  og indberette kontrakter og aftaler, der overstiger 300.000 kr., iht. vandsektorlovens rammer om, at vandselskabernes aftaler skal indgås på markedsvilkår (markedsmæssighedsbekendtgørelsen).

Leverandørerne er forpligtede til at efterleve klausuler om social sikring af medarbejdernes løn- og arbejdsvilkår mv. Dette gælder også underleverandørers medarbejdere. Der henvises bl.a. til ILO’s konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, FN’s konvention om børnearbejde samt reglerne om, at entreprenøren forpligter sig til at sikre, at dennes virksomhed samt underentreprenører og leverandører har foretaget registrering af udenlandske tjenesteydere (RUT) i henhold til erhvervsstyrelsens til en hver tid gældende anvisninger. 

Kravene vedr. sociale klausuler, arbejdsmiljø mv. vil mere udførligt fremgå af Forsyningens standardud-budsmateriale, som skal respekteres, når der indgås aftale med Brønderslev Forsyning.

Det henstilles til de bydende at have lærlinge med i opgaver indenfor tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder - dog uden, at det opstilles som et mindstekrav i udbudsbetingelser eller som et evalueringskriterie.

Forsyningens leverandører skal efterleve en høj standard indenfor miljø- og klimarelaterede spørgsmål, som afspejlet i Forsyningens egen miljøpolitik. Forsyningen påvirker gerne, gennem kontakt og krav til leverandører og motivation af kunder, disse til en højere standard inden for miljøområdet.

Miljøpolitikken kan læses på hjemmesiden.

Under udarbejdelsen af de enkelte udbud og aftaler skal det vurderes om, der er specifikke forhold, der gør sig gældende, og som der bør stilles krav til - f.eks.:

• Forsikringsforhold
• Certifikater og øvrige faglige normer, krav og anerkendt praksis
• Myndighedstilladelser